Cheltuielile reprezintă o parte importantă din activitatea oricărei companii, indiferent de domeniul de activitate, de mărimea sau de numărul de angajați. Fie că este vorba de deplasări, cazare, transport, utilități, materiale, echipamente sau alte tipuri de costuri, acestea trebuie monitorizate, raportate și aprobate în mod corect și transparent, pentru a asigura o bună gestionare financiară și fiscală a afacerii.
Însă, procesul de gestionare a cheltuielilor poate fi adesea dificil, consumator de timp și de resurse și predispus la erori umane sau chiar la fraude. De exemplu, angajații pot pierde sau uita să depună bonurile fiscale, pot greși la completarea formularelor de decontare, pot întârzia la transmiterea rapoartelor de cheltuieli sau pot încerca să-și mărească artificial suma de rambursat.
Pe de altă parte, managerii pot avea dificultăți în a verifica și a aproba cheltuielile angajaților, în a le încadra în bugetele alocate, în a le aloca pe centre de cost sau proiecte sau în a le raporta către departamentul financiar-contabil. Toate aceste aspecte pot duce la pierderi financiare, neconformități legale, riscuri de audit sau la nemulțumiri ale angajaților.
Pentru a evita aceste probleme și a optimiza procesul de gestionare a cheltuielilor, companiile au nevoie de o soluție digitală, eficientă și ușor de folosit, care să le permită să automatizeze și să simplifice acest proces, să reducă costurile și timpul alocate, să crească transparența și controlul, și să îmbunătățească satisfacția angajaților. O astfel de soluție este cea oferită de Arggo, o companie despre ale cărei servicii puteți afla mai multe detalii printr-un simplu click aici, o companie care are peste 20 ani de experiență în furnizarea de soluții software personalizate pentru diverse industrii și nevoi de business.
Iată care sunt principalele beneficii ale companiilor care apelează la un Expense Management Business Solution
Soluția Expense Management de la Arggo este o aplicație online, accesibilă de pe orice dispozitiv, care permite gestionarea integrală a cheltuielilor companiei, de la înregistrarea și validarea bonurilor fiscale, până la aprobarea și rambursarea cheltuielilor, și integrarea cu sistemul contabil. Soluția oferă următoarele beneficii:
–1. Ușurință în utilizare. Angajații pot înregistra cheltuielile prin scanarea bonurilor fiscale cu camera telefonului mobil, fără a mai fi nevoie să păstreze documentele fizice, să completeze formulare sau să trimită rapoarte. Datele relevante sunt extrase automat din bonuri și introduse în sistem, unde pot fi verificate și corectate dacă este cazul. Cheltuielile pot fi clasificate pe tipuri, categorii, proiecte, centre de cost etc., în funcție de regulile de business ale companiei.
–2. Rapiditate în aprobare. Managerii pot vizualiza, analiza și aproba cheltuielile angajaților în timp real, prin intermediul unui dashboard interactiv, care le oferă o imagine de ansamblu asupra cheltuielilor pe echipe, departamente, proiecte etc. Managerii pot seta limite de buget, reguli de aprobare, niveluri de autorizare etc., pentru a asigura o gestionare eficientă și conformă a cheltuielilor.
–3. Integrare cu sistemul contabil. După aprobarea cheltuielilor, acestea sunt transmise automat către departamentul financiar-contabil, care le poate prelucra și contabiliza în sistemul existent, fără a mai fi nevoie de introducerea manuală a datelor. Soluția de Expense Management de la Arggo poate fi integrată cu orice sistem ERP, asigurând sincronizarea și coerența datelor.
–4. Raportare și analiză. Aplicația oferă posibilitatea de a genera rapoarte și grafice personalizate, care să reflecte evoluția și structura cheltuielilor pe diferite criterii, cum ar fi perioadă, angajat, departament, proiect, categorie etc. Aceste rapoarte pot fi exportate în diferite formate, cum ar fi XML, PDF, CSV etc. și pot fi folosite pentru a monitoriza performanța, a identifica tendințe, a optimiza bugetele sau a lua decizii strategice.
Soluția de Expense Management de la Arggo este una flexibilă, scalabilă și securizată, care se adaptează la specificul și la nevoile fiecărei companii, indiferent de dimensiune sau de domeniu de activitate. Soluția este găzduită în cloud, ceea ce înseamnă că nu necesită instalare, mentenanță sau actualizare din partea companiei, ci doar o conexiune la internet.
În concluzie,digitalizarea și automatizarea proceselor de gestionare a cheltuielilor reprezintă o nouă paradigmă în eficientizarea sistemelor financiare pentru companiile moderne. De la transparența sporită, la analizele avansate, acest tool redefinește standardele în domeniu, oferind oportunități inovatoare pentru creștere, luare de decizii informate și eficiență operațională.
Read original article on: oficialmedia.com
